Déclaration de confidentialité et de protection des données

1. PREAMBULE

L'Établissement primaire et secondaire de Bussigny et Villars-Ste-Croix (ci-après, l'« EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix ») accorde une attention particulière aux questions de confidentialité et de protection des données.

La présente Déclaration de confidentialité et de protection des données (ci-après, la « Déclaration ») a pour objectif de décrire la manière dont les données personnelles de toutes les personnes concernées par les activités de l'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix (ci-après, les « Personnes concernées ») sont traitées par cette dernière. En outre, elle fait état des droits des Personnes concernées quant à leurs données personnelles.

Par l’intermédiaire de la présente Déclaration, les Personnes concernées sont informées de la collecte et du traitement de leurs données personnelles.

2. TYPES DE DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES ET TRAITEES

L'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix collecte et traite certaines données personnelles (ci-après, les « Données personnelles ») des Personnes concernées. L'accès à ce site internet étant strictement limité, ces Données personnelles comprennent en particulier :

• Données d'identification et de connexion : Identifiant professionnel de l'établissement (compte utilisateur), mot de passe chiffré, adresse email professionnelle.
• Données techniques et d'utilisation (Logs) : Adresse IP, dates et heures de connexion, type de navigateur utilisé, historique des pages de procédures consultées ou modifiées.
• Données de profil professionnel : Statut au sein de l'établissement (membre du corps enseignant titulaire ou remplaçant).

L'établissement n'est pas amené à traiter de données sensibles au sens de la LPrD sur ce site de procédures internes.

3. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

L'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix, sise Rue des Collèges 2b, 1030 Bussigny, agit en qualité de responsable du traitement relatif aux traitements des Données personnelles des Personnes concernées.

Le traitement des Données personnelles des Personnes concernées par l'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix est réalisé dans le respect des prescriptions de la Loi cantonale sur la protection des données personnelles du 11 septembre 2007 (ci-après, la « LPrD ») et de son règlement d’exécution (ci-après, le « RLPrD »).

4. FINALITE ET BASE DU TRAITEMENT

L'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix traite les Données des Personnes concernées aux fins de mettre à disposition les procédures internes de l'établissement et d'en sécuriser l'accès de manière exclusive aux membres autorisés du corps enseignant et des remplaçants (ci-après, la « Finalité du traitement »).

L'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix ne traite les Données personnelles que dans le strict respect de la Finalité du traitement.

La Finalité du traitement repose sur la base de traitement suivante :

• Dans l’accomplissement de la gestion administrative et organisationnelle de l'établissement, considérée comme une tâche publique au sens de la LPrD et de la Loi sur l'enseignement obligatoire (LEO).

5. COMMUNICATIONS ET SOUS-TRAITANCE DES DONNEES PERSONNELLES

5.1 Communication à des tiers

L'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix ne communique aucune Donnée personnelle collectée sur ce site à des tiers, sauf obligation légale ou injonction judiciaire.

5.2 Sous-traitance

L'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix peut donner à certains partenaires contractuels, agissant en qualité de sous-traitants, accès à des Données personnelles. Ces sous-traitants contribuent au bon fonctionnement des services fournis par l'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix.

La transmission des Données personnelles à des sous-traitants est réalisée dans le strict respect des prescriptions de la LPrD, soit dans le respect des conditions suivantes : (i) le traitement est prévu par une base légale ou par un contrat, (ii) l'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix est légitimée à traiter elle-même les Données personnelles et (iii) aucune obligation légale ou contractuelle de garder le secret ne l’interdit.

L'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix donne accès aux données personnelles des Personnes concernées à des sous-traitants fournissant les services suivants :

• Hébergement informatique du site internet et maintenance technique de l'infrastructure (y compris le moteur de recherche interne Elasticsearch configuré localement sur le même serveur).

Les tiers traitent les Données personnelles pour le compte de l'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix et uniquement sur instruction de cette dernière. Ils sont tenus de s’engager contractuellement à protéger les données personnelles au moyen de procédures similaires à celles de l'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix et telles que présentées au sein de la présente Déclaration, ainsi que d’offrir des garanties suffisantes à cet égard.

6. COMMUNICATION TRANSFRONTIERE DES DONNEES PERSONNELLES

L'hébergement du site internet ainsi que l'indexation des données via le serveur Elasticsearch sont effectués sur des infrastructures situées en Allemagne. L'Allemagne est un État reconnu par les autorités suisses (et la LPrD) comme présentant un niveau de protection des données personnelles adéquat et équivalent au droit suisse.

7. CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES

L'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix conserve les Données personnelles aussi longtemps que ces données sont utiles pour la réalisation de la Finalité du traitement ou que leur conservation est requise par le droit applicable.

• Les comptes d'accès des enseignants titulaires sont conservés pendant toute la durée de leur activité au sein de l'établissement.
• Les comptes d'accès des remplaçants sont temporaires et désactivés/supprimés dès la fin de leur mission de remplacement.
• Les journaux de connexion (logs techniques) sont automatiquement supprimés ou anonymisés après une période maximale de 6 mois, sauf nécessité d'enquête liée à un incident de sécurité.

8. GESTION DES DONNÉES PERSONNELLES ET NOTIFICATION EN CAS DE VIOLATION

L'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix met en œuvre les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin d’assurer une sécurité adéquate des Données personnelles et de prévenir toute exposition ou divulgation non-autorisée de ces dernières (notamment par le cloisonnement strict des accès par mot de passe et la sécurisation locale du serveur Elasticsearch).

Toute fuite ou atteinte aux données personnelles ou tout soupçon de fuite ou d’atteinte aux Données personnelles sera géré(e) conformément aux exigences légales.

En cas de violation ou fuite de données personnelles, l'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix (i) informera rapidement les Personnes concernées, dans la mesure où cela est nécessaire et techniquement faisable, (ii) informera au besoin les autorités compétentes, cela conformément au droit applicable et (iii) coopérera, le cas échéant, avec les Personnes concernées et/ou les autorités devant éventuellement être saisies pour enquêter et résoudre l’incident.

9. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Dans les limites des prescriptions légales applicables, notamment de la LPrD, les Personnes concernées ont notamment les droits suivants :

• Droit d’accès à leurs Données personnelles ;
• Droit d’opposition à ce que leurs Données personnelles soient communiquées, si elles rendent vraisemblable un intérêt digne de protection ;
• Droit à ce que le responsable du traitement s’abstienne de procéder à un traitement illicite des Données personnelles ;
• Droit à ce que le responsable du traitement supprime les effets d’un traitement illicite des Données personnelles ;
• Droit à ce que le responsable du traitement constate le caractère illicite d’un traitement des Données personnelles ;
• Droit à ce que le responsable du traitement répare les conséquences d’un traitement illicite des Données personnelles ;
• Droit à la mise à jour (rectification) des Données personnelles, étant précisé qu’elles disposent également du droit à la publication ou à la communication à des tiers de la rectification ou la décision y relative ;
• Droit à la destruction des Données personnelles ;
• Droit au retrait du consentement, le cas échéant et dans les limites du droit applicable.

L'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix peut demander aux Personnes concernées de prouver leur identité avant de répondre à une requête fondée sur les droits précités ou liée d’une quelconque autre façon aux Données personnelles de ces dernières.

Toute demande des Personnes concernées fondée sur les droits décrits ci-dessus fait l’objet d’une décision de l'EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix comprenant, le cas échéant, les motifs l’ayant conduit à ne pas y donner suite. Le Préposé/La Préposée de l’Autorité de protection des données et droit à l’information (APDI) reçoit une copie d’une telle décision. Les Personnes concernées peuvent recourir à l’encontre de cette décision par devant le Préposé/la Préposée ou par devant le Tribunal cantonal compétent, dans les limites de la LPrD et de tout autre droit applicable.

Les Personnes concernées conservent en outre le droit de saisir toute autorité compétente si elles considèrent que leurs Données personnelles ne sont pas traitées en conformité avec la LPrD et/ou tout autre droit applicable.

10. QUESTIONS

En cas de question liée à la présente Déclaration ou pour exercer vos droits, toute Personne concernée peut s’adresser à :

• Direction de l'établissement EPS Bussigny & Villars-Ste-Croix
• Adresse postale : Rue des Collèges 2b, 1030 Bussigny
• Courriel : eps.bussigny@vd.ch